Как правильно ставить deadline

mgts.info > Блог > Удаленная работа и домашний офис > Как правильно ставить deadline
Как правильно ставить дедлайн: советы руководителю и исполнителю

Как правильно ставить deadline

  • Опубликовал: KalovskiyBronislav 2020-06-30

Сегодня в офисах и аудиториях все чаще звучит «дедлайн». Им преподаватели пугают студентов, а работодатели – своих подчиненных. Что это за термин, и чем он отличается от давно знакомого слова «срок»?

Что такое дедлайн

«Линия смерти» – вот так страшно переводится dead line с английского языка. На самом деле это слово означает крайний срок выполнения какого-либо действия. За его срыв человека не убивают, а вот его репутация может быть уничтожена.

Главное преимущество «мертвой линии» – мотивация исполнителя к соблюдению сроков. Установка дедлайнов помогает составить реальный план работы и способствует фокусированию внимания на первоочередных задачах.

Как прочертить «мертвую линию»

Поставить дедлайн на крупный проект нереально, поэтому его сначала разбивают на несколько мелких задач. Объем каждой из них должен быть таковым, чтобы его можно было точно оценить с точки зрения временных затрат. Потом надо учесть, какие именно задачи можно выполнять параллельно (несколькими сотрудниками одновременно). После этого легко поставить дедлайн на весь проект.

В чем опасность дедлайна

Неправильно поставленный срок способен обеспечить исполнителю мощный стресс. В такой ситуации работник может мобилизовать все свои ресурсы и выполнить задачу, но такого эффекта можно добиться один раз. В дальнейшем ошибки с постановкой дедлайна нанесут большой вред делу.

Нарушение сроков приводит к:

  • разочарованию в своих способностях;
  • потере времени и денег;
  • неприятной беседе с вышестоящим начальством или заказчиком;
  • потере репутации – специалиста или компании (если по причине неправильной постановки дедлайнов подчиненным были нарушены условия договоров с партнерами).

Поэтому к вопросу назначения сроков следует подходить взвешенно, без «закидывания шапками».

Как правильно ставить дедлайн

Уметь устанавливать реальные сроки важно и для руководителя и для исполнителя. Причем не только слишком короткий дедлайн может привести к неудаче: и неоправданно большой временной отрезок не станет залогом успеха. Вспомните, сколько времени отводится студенту для написания дипломной работы. А реально он занимается этой работой последнюю неделю перед защитой.

А все потому, что дедлайн поставлен на весь объем работ. Если его разбить на небольшие фазы, и выполнение каждой ограничить конкретной датой, диплом будет выполнен за пару недель до сдачи, причем без чрезмерных нагрузок для студента. Эта ситуация применима к любому проекту: разбивание задачи на простые этапы упрощает ее выполнение в приемлемые сроки.

Не ставьте нереальные сроки

Если исполнитель видит, что уложиться в дедлайн невозможно, желание приступить к работе у него улетучивается. Это все равно, что, имея зарплату в 30000 рублей, планировать погашение миллионного долг за 4 месяца. Понимая, что это нереально, должник даже маленькую сумму не будет пытаться отложить на возврат суммы. А если ему поставить дедлайн в 25 лет с ежемесячным взносом в 3300 рублей, он воспрянет духом и даже найдет способ погасить задолженность раньше срока.

Что касается выполнения проекта, лучше установить дедлайн с небольшим запасом. А мотивировать исполнителя на досрочное выполнение задания можно премией.

Дедлайн должен быть зафиксирован

Это правило касается, в первую очередь, человека, который устанавливает сроки самому себе. Мысленно можно составлять какие угодно планы – пока дедлайн не будет отмечен в календаре или блокноте, он не будет реализован.

Хорошо стимулирует обещание, данное другому человеку: мало можно найти людей, которые равнодушно переносят свои публичные провалы.

Сначала изучение возможностей, потом – дедлайн

Принимаясь за работу, надо оценить ее с точки зрения техники исполнения. Например, можно набрать статью на клавиатуре ПК за 24 часа. А если задействовать ПО по распознаванию текста, на работу с учетом времени вычитывания и корректировки уйдет не более 2 часов. Как видите, дедлайн в этих двух случаях сильно отличается.

Но иногда наблюдается и обратная картина, когда, к примеру, при разработке чертежей конструктор вместо Автокада использует кульман, ватман и набор инструментов из готовальни. Естественно, времени он потратит в несколько раз больше.

Устанавливая крайний срок подчиненному, желательно учитывать и его возможности: иногда ценный специалист, который выполняет задания на 5+, тратит на него времени больше, чем его менее старательный коллега. Здесь начальнику приходится выбирать между качеством работы и скоростью ее исполнения.

mgtsinfo

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2020 Все права защищены | mgts.info